Fragen und Antworten
Ist ConSense Minutes wirklich kostenlos?
Ja, Sie können ConSense Minutes auf beliebig vielen Rechnern installieren und nutzen - und das ohne irgendwelche Kosten.
Wozu brauche ich ConSense Minutes, meine Protokolle kann ich doch auch mit Word schreiben?
Klar, mit MS Word-Protokollen haben wir auch lange gearbeitet und immer wieder festgestellt, dass man mehr mit Formatierungs- und Layoutproblemen als mit dem Inhalt der Besprechung beschäftigt war. Aus diesem Grund haben wir ConSense Minutes entwickelt! Nichts soll beim Protokollieren ablenken und zusätzlich gibt es eine Reihe hilfreicher Zusatzfunktionen wie eine Teilnehmerverwaltung oder Aufgabenlisten etc.
Welches Betriebssystem brauche ich?
Details finden Sie unter DOWNLOAD, aber ein Windows-Laptop mit aktueller technischer Ausstattung reicht vollkommen aus. Und mit den mobilen Apps können Sie auch unterwegs auf Ihre Protokolle zugreifen.
Warum speichert ConSense Minutes die Protokolle nicht in der Cloud?
Wir sind der Meinung, dass gerade Besprechungsprotokolle sicher aufbewahrt werden müssen. Daher haben wir bewusst auf Cloudunterstützung verzichtet: Sie sollen selber entscheiden, wo Ihre Daten liegen und wie wichtig Ihnen Sicherheit ist. Da die Protokolle als Dateien gespeichert werden, können Sie mit ConSense Minutes aber gerne Angebote wie OneDrive, DropBox etc. bei gleicher Funktionalität nutzen.
Wie verwalte ich die Aufgaben aus einem Minutes Protokoll?
ConSense Minutes ist primär zur Dokumentation Ihrer Besprechungen gedacht, kann aber auch Aufgaben dokumentieren. Üblicherweise werden in Besprechungen Aufgaben zwischen den Teilnehmern abgestimmt - gerade auch mit externen Unternehmen. Häufig hat aber jeder Teilnehmer seine eigene Lösungen bzw. jedes Unternehmen seine eigenen Vorgaben für die Umsetzung und Verwaltung von solcher Aufgaben. Aus diesem Grund bietet ConSense Minutes eine Aufgabenliste an und ist in der Lage Aufgaben an andere Systeme, wie bspw. MS Outlook oder das Maßnahmenmanagement von ConSense IMS|QMS|PMS zu übergeben.
Mir fehlt eine Funktion die ich unbedingt brauche!
Wenn Sie Ideen, Anregungen oder Wünsche zu ConSense Minutes haben, freuen wir uns sehr freuen von Ihnen zu hören. Bitte teilen Sie uns Ihre Wünsche per E-Mail an minutes(at)consense-gmbh.de mit!
Wie und wo soll ich meine vertraulichen Minutes Protokolldateien ablegen?
In der Regel sind ja nicht nur die Protokolle vertraulich, sondern auch andere Dokumente die Sie erstellen und nutzen. Der Vorteil der Minutes Protokolldateien liegt darin, dass Sie hier Ihre bestehenden Ablagestrukturen nutzen können, egal ob Sie im Unternehmen eine Verzeichnisstruktur mit Zugriffsberechtigungen, ein Dokumentenmanagementsystem, Clouddienste oder Intranetportale wie Sharepoint etc. nutzen.
Ich habe ein Problem mit Minutes, wer kann mir weiterhelfen?
Wenden Sie sich bitte an minutes(at)consense-gmbh.de. Als Enterprise-Kunde steht Ihnen außerdem noch eine telefonische Hotline zur Verfügung. Die Kontaktdaten entnehmen Sie bitte Ihren Lizenzunterlagen.
Ich brauche mehr Eintragsarten und Spalten für mein Protokoll!
Aus einer großen Anzahl von Besprechungs- und sonstigen Protokollen haben wir versucht die Spalten zu ermitteln, die wirklich in jedem Protokoll wichtig sind. Auf diese Spalten haben wir uns konzentriert, damit ConSense Minutes auch in jedem Fall einfach zu nutzen ist! Wenn dies nicht reicht, dann können Sie diese Angaben auch in der Spalte "Was" oder "Status/Kommentar" unterbringen. Auch die erste Spalte "#/!" kann zur Priorisierung oder für andere Kennzeichen genutzt werden.
Ich würde gerne meine Einträge durchnummerieren!
Kein Problem! Schreiben Sie das Protokoll fertig und wechseln Sie dann auf "EXTRAS". Wählen Sie nun "Nummerierung einfügen..." und geben Sie an, welche Einträge eine Nummer in der Spalte "#/!" erhalten sollen. Sie können bspw. gezielt nur die Bereiche durchnummerieren.
Wozu brauche ich die erste Spalte "#/!"?
Dies können Sie selber entschieden, dieses Feld kann auch leer bleiben. Ansonsten können Sie hier bspw. Prioritäten setzen (+/-/!! etc.) oder auch während der Besprechung Punkte damit markieren, die noch geklärt werden müssen. Und Sie können diese Spalte später auch für die Nummerierung nutzen ("EXTRAS/Nummerierung einfügen...").
Warum soll ich die Spalten "Wer?" und "Wann?" nutzen?
Zum einen bleiben damit Ihre Protokolle schön übersichtlich und zum anderen sind das gerade bei Aufgaben immer die Kernfragen: Wer kümmert sich bis wann darum? Außerdem erleichtern Sie sich dabei die Übergabe von Aufgaben an MS Outlook oder ConSense IMS|QMS|PMS: ConSense Minutes wertet nämlich diese Felder aus und ermittelt so die Verantwortlichen für die Aufgabenumsetzung sowie die Frist. Beispielsweise reicht es, wenn Sie hier ein Kürzel "PM" und als Frist "morgen" eingeben, damit der Teilnehmer "Peter Müller" eine Aufgabe erhält, die bis zum nächsten Tag abgeschlossen sein muss.
